Tài liệu nào bắt buộc phải nộp sớm trước audit? Còn không thì sao?

Soạn bởi: Nguyễn Đăng Quang

Lead Auditor – ISO 9001, 14001, 22301, 27001, 45001, 50001

Completed training in IATF 16949 Internal Auditing & Automotive Core Tools (APQP, PPAP, FMEA, MSA, SPC)

Cập nhật quan trọng từ IATF Rule 6: Hạn nộp tài liệu trước audit không còn “linh hoạt” như trước

⏳ Deadline mới – Không nộp đúng là… bị từ chối audit!

Từ ngày 01/01/2025, theo IATF Rules 6, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ tài liệu chuẩn bị đánh giá cho tổ chức chứng nhận (CB) ít nhất 30 ngày trước ngày audit.

Nếu không?

⛔ CB có quyền từ chối thực hiện đánh giá

⛔ Hoặc yêu cầu lùi lịch audit, ảnh hưởng đến tiến độ chứng nhận

⛔ Trường hợp trễ thời hạn Surveillance quá 3 tháng → rút chứng nhận không báo trước

📝 Những tài liệu bắt buộc phải nộp gồm:

1. Thông tin tổ chức & phạm vi chứng nhận

• Sơ đồ tổ chức, danh sách site, chức năng support

2. Bằng chứng áp dụng hệ thống

• Quy trình nội bộ, KPI mục tiêu chất lượng, sơ đồ dòng sản xuất

3. Kết quả đánh giá nội bộ gần nhất

4. Báo cáo xem xét lãnh đạo (Management Review)

5. Tài liệu phân tích rủi ro, cơ hội & kế hoạch hành động

6. Danh sách khách hàng OEM (nếu có)

👉 Tài liệu càng đầy đủ, auditor càng chuẩn bị đánh giá hiệu quả – giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.

🔐 Nếu tài liệu “nhạy cảm” thì sao?

Một số tổ chức do lý do bảo mật không nộp đủ tài liệu trước audit. Trong trường hợp này, Rules 6 quy định:

• Auditor sẽ cộng thêm tối thiểu 2 giờ đánh giá

• Mức chi phí/nguồn lực tăng lên

• Một số tài liệu bắt buộc vẫn phải trình bày trực tiếp khi audit onsite

📌 Giải pháp:

• Ký NDA (thỏa thuận bảo mật) với tổ chức chứng nhận

• Chuẩn bị bản tóm tắt để vẫn đảm bảo minh bạch

🎯 Kết luận:

Việc nộp sớm tài liệu không còn là khuyến nghị – mà là bắt buộc theo quy định toàn cầu của IATF. Việc chủ động chuẩn bị và phối hợp với tổ chức chứng nhận từ sớm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn bảo vệ chứng nhận IATF 16949 của doanh nghiệp bạn.

Bạn muốn checklist đầy đủ các tài liệu cần nộp trước audit?

🎁 Nhận ngay bản mẫu miễn phí từ NQA Việt Nam!

NQA Việt Nam – Đối Tác Tin Cậy Cho Chứng Nhận IATF 16949 của Bạn

🌐 https://nqa.com.vn

📞 0912.300.560

📍 Hà Nội | TP.HCM | Đà Nẵng

🔗 facebook.com/tochucchungnhanisonqa

Chuỗi các bài viết về IATF Rules 6th bởi NQA Việt Nam

1. Tổng quan về IATF Rules 6th những điểm mới doanh nghiệp cần biết

2. Checklist tự đánh giá Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng cho IATF Rule 6

3. Làm thế nào để tránh mất chứng nhận IATF từ năm 2025

4. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng IATF Rule 6

5. EMS và Remote Site và Support Function Phân biệt & xử lý

6. Tài liệu nào bắt buộc phải nộp sớm trước audit

7. Từ ISO 9001 lên IATF 16949 còn được giảm 30% audit