Hiểu đúng về tuân thủ ISO: Từ hiểu lầm đến làm chủ quy định pháp lý

Tuân thủ tiêu chuẩn ISO có thể là một chủ đề phức tạp và đầy thách thức. Không phải doanh nghiệp nào cũng có một đội ngũ chuyên trách để đảm bảo hệ thống quản lý của họ luôn tuân thủ các quy định. Tuy nhiên, khi hiểu và áp dụng đúng các nghĩa vụ tuân thủ, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn gia tăng giá trị bền vững cho hoạt động của mình.

 

Dưới đây là những điểm quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn các nghĩa vụ tuân thủ ISO và tối ưu hóa hệ thống quản lý của mình.

Mọi tiêu chuẩn ISO đều yêu cầu cam kết tuân thủ pháp luật?

Một trong những hiểu lầm phổ biến là không phải tiêu chuẩn ISO nào cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, thực tế là tất cả các hệ thống quản lý theo ISO đều yêu cầu lãnh đạo cấp cao cam kết tuân thủ nghĩa vụ tuân thủ (Compliance Obligations)

Các tiêu chuẩn chính như ISO 9001 (Chất lượng), ISO 27001 (An toàn thông tin), ISO 14001 (Môi trường) và ISO 45001 (An toàn và sức khỏe nghề nghiệp) đều có điều khoản bắt buộc tổ chức phải cam kết tuân thủ các quy định pháp lý và yêu cầu khác liên quan. Điều này đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, minh bạch và có trách nhiệm.

Vì vậy, các tổ chức cần đảm bảo rằng chính sách quản lý của họ phản ánh rõ ràng cam kết này và những người có trách nhiệm ký duyệt các chính sách phải hiểu rõ nghĩa vụ pháp lý mà họ đảm nhận.

Lợi ích của việc hiểu rõ các nghĩa vụ tuân thủ

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các nghĩa vụ tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích khác

✔ Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng luôn ưu tiên các doanh nghiệp có hệ thống tuân thủ rõ ràng và đáng tin cậy. Việc đảm bảo tuân thủ giúp doanh nghiệp thể hiện sự cam kết đối với chất lượng và đạo đức kinh doanh, góp phần tạo dựng lòng tin và nâng cao hình ảnh thương hiệu.

✔ Tránh các rủi ro pháp lý & kiện tụng

Hiểu rõ các nghĩa vụ tuân thủ giúp doanh nghiệp phòng tránh các rủi ro pháp lý, tránh bị phạt tiền hoặc chịu trách nhiệm pháp lý khi có sai phạm. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và bảo vệ uy tín của tổ chức.

✔ Tối ưu hóa quy trình & nâng cao hiệu suất

Các quy trình tuân thủ giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận có hệ thống hơn trong việc quản lý rủi ro, vận hành hiệu quả hơn và tạo ra giá trị dài hạn.

✔ Nâng cao kiến thức và năng lực của nhân sự

Việc đào tạo và cập nhật thông tin về các quy định pháp lý giúp nhân viên nâng cao nhận thức về trách nhiệm tuân thủ. Một hệ thống quản lý tốt sẽ có công cụ hỗ trợ nhân viên dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các quy định liên quan.

Bạn có đang đánh giá thấp số lượng quy định mới cập nhật?

Một trong những thách thức lớn nhất khi tuân thủ quy định pháp lý là số lượng thay đổi liên tục. Nhiều doanh nghiệp có thể không nhận ra mức độ thường xuyên của các thay đổi này

Chẳng hạn, chỉ tính từ đầu năm 2024 đến tháng 9, đã có hơn 300 quy định pháp lý mới hoặc sửa đổi có liên quan đến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO. Tuy nhiên, khi khảo sát, hầu hết mọi người chỉ ước lượng con số này ở mức 50 - 100, cho thấy nhiều doanh nghiệp chưa thực sự cập nhật đầy đủ các thay đổi quan trọng.

Việc không theo dõi sát sao các cập nhật này có thể khiến doanh nghiệp vi phạm các quy định mới mà không nhận ra. Đây là lý do tại sao một hệ thống theo dõi tuân thủ hiệu quả là rất cần thiết để giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ những thay đổi quan trọng.

Giải pháp nào giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình tuân thủ?

✔ Sử dụng hệ thống quản lý tuân thủ ISO

Một hệ thống quản lý tốt giúp doanh nghiệp lọc ra những thông tin pháp lý quan trọng nhất, giảm thiểu gánh nặng trong việc theo dõi các quy định mới.

✔ Áp dụng công cụ theo dõi & đánh giá nghĩa vụ tuân thủ

Các công cụ như Compliance Register giúp doanh nghiệp tự động cập nhật các thay đổi về luật pháp, chuẩn hóa thông tin và cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp quá trình tuân thủ trở nên dễ dàng hơn.

✔ Đào tạo định kỳ và nâng cao nhận thức

Nhân viên cần được đào tạo thường xuyên để cập nhật các yêu cầu mới. Một hệ thống đào tạo nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ kiến thức để thực hiện tốt các yêu cầu tuân thủ.

✔ Kiểm toán nội bộ và rà soát liên tục

Việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện các điểm chưa phù hợp và có biện pháp điều chỉnh kịp thời trước khi bị thanh tra hoặc kiểm tra bên ngoài.

Kết luận: Tuân thủ không chỉ là một yêu cầu, mà là một lợi thế cạnh tranh

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO không chỉ đơn thuần là để “đánh dấu hoàn thành” yêu cầu pháp lý, mà là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu suất, đảm bảo sự phát triển bền vững

Tích hợp các nghĩa vụ tuân thủ vào hoạt động kinh doanh hàng ngày không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn tạo ra giá trị dài hạn, giúp tổ chức trở nên chuyên nghiệp, minh bạch và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.

💡 Doanh nghiệp của bạn đã có một hệ thống theo dõi tuân thủ hiệu quả chưa? Bạn có đang gặp khó khăn trong việc cập nhật các quy định mới? Hãy chia sẻ quan điểm của bạn! 🚀