Đánh giá từ xa với NQA Việt Nam

CHUẨN BỊ CHO CUỘC ĐÁNH GIÁ TỪ XA VỚI NQA

Đánh giá từ xa là gì?

Đánh giá từ xa là một cuộc đánh giá được thực hiện một phần hoặc hoàn toàn bên ngoài đơn vị được đánh giá. Việc đánh giá sẽ bao gồm tất cả công việc như được thực hiện tại đơn vị nhưng sử dụng công nghệ để hỗ trợ chuyên gia khi việc đánh giá trực tiếp tại đơn vị là không thể / không phù hợp.

Lợi ích của đánh giá từ xa

Đánh giá từ xa thường sẽ có thời gian đánh giá tương đương với đánh giá trực tiếp tại đơn vị. Đáp viên cần phải có mặt mọi lúc và sẽ được yêu cầu tham gia vào cuộc đánh giá trong hầu hết thời gian đánh giá.

Đánh giá từ xa được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng chia sẻ màn hình. Điều này giúp giảm lượng dữ liệu và thông tin cần truyền tải giữa đơn vị được đánh giá và NQA.

Tổ chức có thể gửi email tài liệu cho chuyên gia đánh giá xem xét. Mọi thông tin đơn vị gửi cho chuyên gia sẽ được quản lý theo chính sách bảo mật dữ liệu và bảo mật của NQA, thông tin chi tiết về chính sách bảo mật có sẵn trên trang web của NQA và trong Quy tắc của NQA liên quan đến Đăng ký đánh giá.

Chuẩn bị - Khách hàng cần làm gì để đảm bảo sẵn sàng cho cuộc đánh giá?

Theo mong muốn của khách hàng, đánh giá từ xa phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Có một vài công nghệ đơn giản bạn cần đảm bảo sẵn sàng cho đánh giá từ xa:

• Hệ thống công nghệ sẽ cho phép thực hiện hội nghị trực tuyến (có video - nếu có thể) như GoToMeeting, Google Hangouts hoặc Skype;

• Nếu khách hàng không có quyền truy cập vào hội nghị trực tuyến này, thì chuyên gia đánh giá của NQA sẽ gửi cho khách hàng lời mời tham gia hội nghị trực tuyến qua Skype;

• Nếu không thể kết nối trực tuyến, chuyên gia đánh giá có thể yêu cầu khách hàng gửi thông tin qua email và theo dõi cuộc đánh giá bằng cách gọi điện thoại;

• Hãy đảm bảo khách hàng đã làm quen với công nghệ trước khi đánh giá để tránh sự chậm trễ không cần thiết.

Khách hàng cần cung cấp gì cho đánh giá từ xa?

1. Nhân sự

a. Người chịu trách nhiệm sẽ cần có mặt trong toàn bộ cuộc đánh giá;

b. Tất cả các nhân viên chủ chốt cần phải có mặt khi đánh giá các phần liên quan đến trách nhiệm của mình. Nhân viên chủ chốt có thể tham gia độc lập hoặc cùng với các nhân viên khác nếu có thể;

c. Các lãnh đạo cần có mặt trong thành phần ban lãnh đạo của cuộc đánh cũng như họp mở đầu và kết thúc.

2. Tài liệu

a. NQA sẽ cố gắng xem xét hệ thống quản lý nhiều nhất có thể trong đánh giá từ xa. Điều này có thể được thực hiện thông qua chia sẻ màn hình hoặc gửi thông tin đến chuyên gia đánh giá của NQA qua email;

b. Nhận thức đầy đủ quy trình bảo mật thông tin nội bộ của tổ chức.

3. Site tours

a. Đối với các tiêu chuẩn và chứng nhận yêu cầu đánh giá site work hoặc các quy trình cụ thể phải được tuân thủ, khách hàng có thể cung cấp bằng chứng cho chuyên gia đánh giá bằng cách sử dụng webcam hoặc cuộc gọi video từ điện thoại di động;

b. Nếu việc đánh giá site work từ xa không thể tiến hành do công nghệ, sức khỏe và an toàn hoặc đóng cửa site work, thì sẽ lùi đánh giá site work vào lần đánh giá tiếp theo hay thực hiện đánh giá bổ sung vào khoảng thời gian phù hợp. Việc thực hiện đánh giá site work sẽ được xác định bởi chuyên gia đánh giá của NQA và dựa trên hoàn cảnh hiện tại của khách hàng. Điều này cũng phụ thuộc vào loại hình đánh giá, hoạt động kinh doanh và tiêu chuẩn mà khách hàng được chứng nhận.

Điều gì sẽ xảy ra nếu kết nối không hoạt động vào ngày đánh giá?

Chuyên gia đánh giá sẽ cố gắng tiếp tục cuộc đánh giá bất cứ khi nào có thể. Nếu có vấn đề với kết nối trong quá trình đánh giá từ xa, thì chuyên gia đánh giá của NQA sẽ cố gắng hoàn thành cuộc đánh giá qua điện thoại.

Với trường hợp này, khách hàng cần chuẩn bị các tài liệu chính để gửi email. Chuyên gia đánh giá sẽ xem xét và khách hàng cần đảm bảo đang ở trong khu vực có vùng phủ sóng tín hiệu / điện thoại tốt.

Các tài liệu cần thiết để gửi email cho chuyên gia đánh giá NQA bao gồm:

• Hồ sơ đánh giá nội bộ

• Kế hoạch đánh giá nội bộ

• Biên bản xem xét lãnh đạo và hành động

• Nhật ký khiếu nại

• Hành động khắc phục

• Tài liệu cải tiến

• Đăng ký rủi ro

• Tài liệu hỗ trợ quy trình kinh doanh cốt lõi (nếu có thể)

Điều gì xảy ra nếu đánh giá từ xa không thể bao quát mọi yêu cầu trong đánh giá hoặc đây là cuộc đánh giá giai đoạn 2 hoặc tái chứng nhận?

NQA sẽ cố gắng hoàn thành đánh giá từ xa đầy đủ nhất có thể. Trong trường hợp NQA không thể xác minh đầy đủ hiệu quả của hệ thống quản lý dẫn đến không thể hoàn thành toàn bộ quá trình đánh giá từ xa (điều này tương tự với đánh giá tái chứng nhận), thì NQA sẽ sắp xếp để hoàn thành cuộc đánh giá dưới hình thức đánh giá trực tiếp tại khách hàng vào thời gian phù hợp.

Trong trường hợp này, NQA có thể tạm thời gia hạn hiệu lực chứng chỉ của bạn thêm tối đa sáu (6) tháng nếu đánh giá từ xa thành công. Sau đó, NQA sẽ đánh giá hệ thống của khách hàng với một cuộc kiểm toán tại chỗ trong vòng sáu (6) tháng và trước khi hết hạn chứng nhận để hoàn thành đánh giá với các yêu cầu còn lại. NQA có thể sẽ sử dụng thời gian đánh giá hiện tại của khách hàng cho việc đánh giá này.

Xin lưu ý rằng tất cả các cuộc đánh giá từ xa phải được xem xét rủi ro bởi NQA. Hiệu suất trước đây của hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của khách hàng đối với đánh giá từ xa đầy đủ.

THỜI GIAN CHUẨN BỊ

Tối thiểu 2 tuần trước khi bắt đầu đánh giá.

Khách hàng sẽ nhận được một cuộc gọi từ chuyên gia để sắp xếp cho cuộc đánh giá, kế hoạch đánh giá và thời gian, nhân sự, hồ sơ và bằng chứng cần thiết.