NQA Việt Nam và Tổ chức đề nghị chứng nhận cũng như Tổ chức đã được chứng nhận (được gọi chung là Khách hàng) phải tuân thủ các Quy định liên quan đến chứng nhận do NQA Certification Limited có trụ sở tại Warwick House, Houghton Hall Park, Houghton Regis, Dunstable, LU5 5ZX, Vương Quốc Anh, qui định. Khi có sự không nhất quán giữa tài liệu đã được dịch sang tiếng Việt và tài liệu nguyên gốc tiếng Anh trên website www.nqa.com thì bản tài liệu tiếng Anh trên website www.nqa.com sẽ được ưu tiên sử dụng.
Lời mở đầu
Tổ chức Chứng nhận NQA cung cấp dịch vụ chứng nhận hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như ISO 9001, ISO 14001 và ISO 27001…
Khi tham chiếu đến "tiêu chuẩn liên quan" trong Quy định này, điều này có nghĩa là một hoặc nhiều tiêu chuẩn hình thành Đề nghị chứng nhận và bất kỳ yêu cầu liên kết nào (ví dụ: IATF 16949) đối với việc chứng nhận.
Bảo mật
1 . Tất cả thông tin mà NQA có được, về người đăng đề nghị chứng nhận hoặc công ty đề nghị, sẽ được bảo mật và, trừ khi được tổ chức công nhận yêu cầu hoặc yêu cầu đầu vào cho dữ liệu ngành, sẽ không được tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý trước bằng văn bản của công ty liên quan.
Chứng nhận
2 . Một công ty (hoặc đối tác, cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương hoặc cơ quan thích hợp khác), có hệ thống quản lý đối với một phần hoặc toàn bộ hoạt động (phạm vi đã được chứng nhận) mà đã được NQA đánh giá là tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan, có thể được cấp chứng nhận. NQA duy trì và tạo truy cập công khai các chứng nhận hợp lệ khi có yêu cầu.
3. Việc tiếp tục chứng nhận cho phạm vi đó phụ thuộc vào kết quả của các cuộc đánh giá giám sát / tái chứng nhận định kỳ đối với hệ thống của công ty thực hiện bởi NQA để tự đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của phiên bản hiện tại của tiêu chuẩn liên quan tiếp tục được đáp ứng bởi công ty.
Đại diện lãnh đạo
4 . Đại diện lãnh đạo là người do công ty đề cử, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc hoạt động và duy trì hệ thống quản lý của công ty đó và là người am hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan.
5. Ngoại trừ quy định 11; cho chứng nhận IATF 16949; các nhà tư vấn cho khách hàng không được có mặt tại địa điểm của khách hàng trong quá trình đánh giá hoặc tham gia vào cuộc đánh giá dưới bất kỳ hình thức nào.
Truy cập
6 . Khách hàng sẽ được yêu cầu cung cấp quyền truy cập:
a) cho đại diện của NQA thực hiện các hoạt động đánh giá và đánh giá chứng kiến, và
b) cho các chuyên gia đánh giá công nhận của NQA, các cơ quan có thẩm quyền thích hợp hoặc IATF để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chứng kiến NQA thực hiện các hoạt động đánh giá.
c) Đại diện IATF hoặc đại diện được ủy quyền của họ
Đăng kí chứng nhận
7 . Quá trình đăng ký thường bao gồm đánh giá Giai đoạn 1 đối với hệ thống quản lý của công ty và đánh giá Giai đoạn 2 tiếp theo về việc thực hiện hệ thống đó. Đề nghị chứng nhận của một công ty cho cả đánh giá Giai đoạn 1 và Giai đoạn 2 sẽ được gửi đến NQA theo cách thức mà NQA có thể quy định tùy từng thời điểm.
8. Một Đề nghị chứng nhận sẽ được gửi, theo mẫu quy định, cho tất cả các địa điểm mà từ đó các hoạt động trong phạm vi chứng nhận đề xuất của công ty được quản lý hoặc thực hiện. Các quy định này áp dụng cho tất cả các địa điểm như vậy với giá trị như nhau.
9. Người đề nghị có trách nhiệm đăng ký phạm vi được đề xuất đáp ứng các yêu cầu của họ. Người đề nghị cũng phải xác định rõ chứng nhận được công nhận hoặc các chứng nhận được công nhận kết hợp nào được yêu cầu (xem Lời mở đầu).
Đề nghị chứng nhận / Chi phí chứng nhận lần đầu
10 . Một khoản phí lần đầu được thanh toán khi đăng kí. Phí này, hoặc phí một phần thích hợp sẽ đi kèm với Đề nghị chứng nhận. Phí này bao gồm chi phí hành chính để xử lý đề nghị chứng nhận và thực hiện đánh giá Giai đoạn 1 và Giai đoạn 2 đối với hệ thống quản lí của công ty. Bất kỳ công việc bổ sung nào liên quan đến cuộc đánh giá (ví dụ: đánh giá các địa điểm bổ sung hoặc để đánh giá bổ sung HTQL) sẽ phải trả chi phí bổ sung. Tất cả các khoản phí liên quan đến một trong hai cuộc đánh giá sẽ theo quy định của điều 31.
Đánh giá giai đoạn 1
11 . Bên đề nghị chứng nhận sẽ cho phép NQA, gồm chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật được chỉ định cho mục đích này để đánh giá hệ thống quản lí của công ty trong khoảng thời gian phù hợp.
Công ty có quyền phản đối thành phần của đoàn đánh giá nếu cung cấp được lý do hợp lý cho sự phản đối đó. NQA sẽ không từ chối sự phản đối một cách vô lý. Bên đề nghị chứng nhận phải cung cấp các phương tiện thích hợp cho mục đích đó, bao gồm văn phòng, và tất cả các tài liệu hỗ trợ mà người đánh giá tìm kiếm.
Đại diện lãnh đạo của công ty hoặc cấp phó của họ sẽ có mặt hoặc sẵn sàng trong suốt quá trình đánh giá Giai đoạn 1. Khi có sự hiện diện của bên tư vấn, bên đề nghị chứng nhận phải đảm bảo rằng nhà tư vấn không gây ảnh hưởng đến quá trình hoặc kết quả của đánh giá Giai đoạn 1 hoặc Giai đoạn 2. Giám đốc điều hành cấp cao của công ty sẽ tham dự các cuộc họp khai mạc và bế mạc Giai đoạn 1. Nếu đánh giá Giai đoạn 1 chỉ ra rằng bên đề nghị chứng nhận đã sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2 thì đánh giá Giai đoạn 2 sẽ được sắp xếp.
Đánh giá giai đoạn 2
12 . Bên đề nghị chứng nhận cho phép NQA, gồm chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật mà họ có thể được chỉ định cho mục đích này, đánh giá sự tuân thủ của hệ thống quản lý của công ty so với các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan.
13. Công ty có quyền phản đối thành phần của đoàn đánh giá nếu cung cấp được lý do hợp lý cho sự phản đối đó. NQA sẽ không từ chối sự phản đối một cách vô lý. Bên đề nghị chứng nhận phải cung cấp quyền truy cập không hạn chế vào hoạt động kinh doanh, cơ sở và các tài liệu hỗ trợ thuộc phạm vi chứng nhận đã đề xuất.
14. Địa điểm văn phòng sẽ được cung cấp trong suốt quá trình đánh giá giai đoạn 2 và đại diện lãnh đạo của công ty, hoặc cấp phó, sẽ có mặt trong suốt quá trình đánh giá giai đoạn 2 này. Giám đốc điều hành cấp cao của công ty sẽ tham dự các cuộc họp khai mạc và bế mạc. Đánh giá Giai đoạn 2 thường phải diễn ra trong vòng sáu tháng kể từ khi đánh giá Giai đoạn 1. Trong trường hợp khoảng thời gian vượt quá sáu tháng, NQA có thể yêu cầu những chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật được chỉ định, xác minh rằng hệ thống quản lý của công ty về cơ bản không thay đổi.
Thẩm xét hồ sơ đề nghị chứng nhận
15. Khi thẩm xét hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận sau đánh giá Giai đoạn 2, NQA có thể quyết định:
a) cấp chứng nhận, hoặc
b) từ chối chứng nhận
Phí chứng nhận
16 . Việc chứng nhận, bao gồm cả việc vào Danh sách quốc gia và quốc tế của các tổ chức được chứng nhận, nếu thích hợp, phụ thuộc vào việc thanh toán Phí chứng nhận. Phí bao gồm chi phí hành chính của việc xử lý chứng nhận và bất kỳ lần đánh giá giám sát nào được lên kế hoạch thực hiện trong cu trình chứng nhận. Các lần đánh giá giám sát bổ sung, đột xuất sẽ phải trả thêm phí.
Phí chứng nhận sẽ được công ty thanh toán trước khi cấp Giấy chứng nhận trừ khi có ủy quyền ghi nợ trực tiếp. Lệ phí liên quan đến chứng nhận sẽ được quy định ở Điều 31.
Giấy chứng nhận và bản sao
17. Sau khi thanh toán Phí chứng nhận, NQA sẽ phát hành Giấy chứng nhận nêu chi tiết phạm vi chứng nhận của công ty và bao gồm ngày đăng ký, thời hạn hiệu lực và số giấy chứng nhận. Chứng nhận phải gắn dấu công nhận thích hợp. (Các) chứng nhận và (các) báo cáo đánh giá là tài sản của NQA và sẽ được trả lại, theo yêu cầu, cho NQA khi ngừng chứng nhận vì bất kỳ lý do gì.
18. Chứng nhận phải có các thông tin sau:
a) tên và vị trí địa lý của khách hàng, (hoặc vị trí địa lý của Trụ sở chính và bất kỳ địa điểm nào trong phạm vi của chứng nhận đa địa điểm),
b) ngày cấp mới, cấp mở rộng hoặc cấp lại chứng nhận,
c) ngày hết hạn,
d) một số nhận dạng duy nhất,
e) tiêu chuẩn cụ thể và / hoặc các tiêu chí chứng nhận khác, dựa vào đó chứng nhận được cấp,
f) phạm vi chứng nhận,
g) tên, địa chỉ và biểu tượng chứng nhận của NQA,
h) bất kỳ thông tin nào khác theo yêu cầu của tiêu chí chứng nhận,
19. Trong thời gian hiệu lực của chứng nhận NQA, công ty sẽ có quyền quảng cáo thông tin đó và sử dụng (các) Biểu tượng chứng nhận hoặc Giấy chứng nhận NQA khi thích hợp. Tất cả việc sử dụng Biểu tượng Chứng nhận và Chứng nhận NQA phải tuân theo Điều kiện Sử dụng Biểu tượng NQA. Thông thường, không công ty nào được cấp nhiều hơn một số cho mỗi chứng nhận. Công ty sẽ không sử dụng Biểu tượng chứng nhận NQA hoặc Giấy chứng nhận NQA, cho đến khi Chứng nhận được cấp. Các công ty đã chứng nhận không được sử dụng biểu tượng IATF dưới bất kỳ hình thức nào.
20. Công ty đã được NQA chứng nhận, vào thời điểm thích hợp, phải xuất trình chứng nhận đã được cấp để đại diện có thẩm quyền của NQA kiểm tra.
Điều kiện duy trì chứng nhận
21. Tình trạng chứng nhận sẽ được duy trì, không cần gia hạn, cho đến khi kết thúc chu trình chứng nhận NQA mà chứng nhận được cấp, tùy thuộc vào kết quả thỏa đáng của các cuộc đánh giá giám sát và đánh giá lại định kỳ nào do NQA thực hiện (xem Điều 23 đến 29) và tuân thủ các quy định này. Các quy định liên quan đến Chứng nhận có thể được sửa đổi theo thời gian.
22. Một công ty đã được NQA chứng nhận sẽ đủ điều kiện để tiếp tục duy trì chứng nhận với điều kiện:
a) thanh toán Phí chứng nhận hàng năm, như được quy định trong Quy định 31; hoặc có một ủy nhiệm chi trực tiếp có hiệu lực, và
b) cấp quyền truy cập cho đại diện NQA vào hoạt động của doanh nghiệp và cơ sở nằm trong phạm vi chứng nhận nhằm mục đích đánh giá giám sát định kỳ của hệ thống quản lý (xem Quy định 23), và
c) làm thủ tục bổ sung địa điểm chứng nhận mà tại đó có các hoạt động thuộc phạm vi chứng nhận được thực hiện hoặc sắp xếp và tuân theo các biện pháp kiểm soát được mô tả trong hệ thống quản lí của công ty và
d) làm thủ tục để thay đổi phạm vi chứng nhận do những thay đổi đối với hệ thống của công ty, và
e) tuân thủ các quy tắc để đạt được và duy trì sự công nhận IATF, và
f) tuân thủ với các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan, và
g) lưu giữ các hồ sơ về xem xét lãnh đạo và đánh giá nội bộ trong thời gian tối thiểu là ba năm, và
h) thông báo cho NQA về những thay đổi quan trọng đối với hệ thống quản lí của công ty. Công việc liên quan đến Quy định 22.c) và 22.d) sẽ phải trả Phí bổ sung (xem Quy định 31). Công ty sẽ thông báo cho NQA về những thay đổi, theo Quy định 22.c), không muộn hơn hai mươi tám ngày trước khi có hiệu lực, và
i) thông báo cho NQA không chậm trễ (tối đa ba (3) ngày làm việc về các vấn đề có thể ảnh hưởng đến khả năng của hệ thống quản lý để tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của đánh giá chứng nhận áp dụng, ví dụ:
• tình trạng pháp lý
• tình trạng thương mại (liên doanh, hợp đồng phụ với các tổ chức khác)
• tình trạng sở hữu (sáp nhập, mua lại)
• tổ chức và nhân sự quản lý (nhân sự quản lý chủ chốt, ra nhân sự ra quyết định hoặc nhân sự kỹ thuật chính)
• địa chỉ hoặc vị trí liên hệ
• trạng thái đặc biệt của IATF OEM (thông báo sẽ có trong vòng 10 ngày theo lịch)
• những thay đổi lớn đối với hệ thống quản lý và quy trình
• phạm vi hoạt động theo hệ thống quản lý được chứng nhận
j) thông báo cho NQA ngay lập tức về việc xảy ra sự cố nghiêm trọng hoặc vi phạm quy định cần có sự tham gia của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
k) thông báo cho NQA trong vòng ba (3) ngày làm việc, về việc thu hồi sản phẩm và các thiên tai ảnh hưởng đến khả năng của hệ thống quản lý trong việc tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của chương trình.
l) thông báo cho NQA trong vòng ba (3) ngày làm việc, về bất kỳ thủ tục pháp lý nào với các cơ quan chính phủ và kết quả của những thủ tục liên quan đến an toàn thực phẩm và / hoặc chất lượng ảnh hưởng đến khả năng của hệ thống quản lý trong việc tiếp tục thực hiện các yêu cầu của chương trình.
m) thông báo cho NQA càng sớm càng tốt về các mối nguy lớn đối với tính liên tục của hoạt động kinh doanh như động đất, hỏa hoạn, lũ lụt, sóng thần, sự cố bất khả kháng, v.v. liên quan đến an toàn thực phẩm và / hoặc chất lượng ảnh hưởng đến khả năng tiếp tục của hệ thống quản lý để đáp ứng các yêu cầu của chứng nhận.
Đánh giá Giám sát định kì
23. Chứng nhận được cấp cho khách hàng có hệ thống quản lý đã được chứng minh là tuân thủ các tiêu chí mà đánh giá được thực hiện, như được mô tả trong Quy định từ 11 đến 14 sẽ được duy trì bởi việc NQA tiến hành đánh giá giám sát định kỳ. Lần đánh giá giám sát đầu tiên sẽ diễn ra vào thời gian do NQA quy định, thường là không quá mười hai tháng kể từ ngày ra quyết định chứng nhận.
a) Trong trường hợp tổ chức được chứng nhận từ chối tham gia đánh giá giám sát không thông báo, chứng nhận sẽ bị đình chỉ ngay lập tức và sau đó bị thu hồi nếu cuộc đánh giá không thông báo không được thực hiện trong vòng sáu tháng (23. a là qui định cụ thể của FSSC).
24. Công ty có quyền đưa ra ý kiến phản đối đối với thành phần của nhóm đánh giá, cung cấp cơ sở cho sự phản đối đó. NQA sẽ không bỏ qua các lý do phản đối một cách vô lý. Khách hàng sẽ cung cấp quyền truy cập không hạn chế vào các bộ phận kinh doanh, cơ sở của mình và các tài liệu hỗ trợ thuộc phạm vi chứng nhận được đề xuất.
25. Các cuộc đánh giá giám sát tiếp theo thường sẽ được thực hiện theo định kỳ hàng năm hoặc nửa năm một lần nếu NQA cho là cần thiết, (trừ khi NQA cho là cần thiết phải có các cuộc đánh giá bổ sung). Các yêu cầu của Quy định từ 12 đến 14 được áp dụng chung.
Chứng nhận lại
26. Chứng nhận thường sẽ có hiệu lực trong thời hạn ba năm, tuân theo Quy định 22. Trước khi kết thúc chu kỳ chứng nhận ba năm, NQA sẽ thực hiện đánh giá chứng nhận lại thay cho đánh giá giám sát định kỳ, như đã mô tả trong Quy định 23 đến 25. Đánh giá chứng nhận lại này sẽ đánh giá sự tiếp tục phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý của khách hàng nói chung với tất cả các yêu cầu của tiêu chí chứng nhận.
Công ty có quyền phản đối thành phần của đoàn đánh giá, cung cấp cơ sở cho sự phản đối đó. NQA sẽ không bỏ qua các lý do phản đối một cách vô lý.
Người đề nghị chứng nhận phải cung cấp quyền truy cập không hạn chế vào các bộ phận kinh doanh, cơ sở của mình và các tài liệu hỗ trợ thuộc phạm vi chứng nhận được đề xuất.
27. Sau khi đánh giá chứng nhận lại, NQA có thể, theo quyết định của riêng mình, quyết định:
a) cấp lại chứng nhận, hoặc
b) từ chối cấp lại chứng nhận.
28. Nếu quyết định cấp lại, NQA sẽ cấp lại chứng nhận cho khách hàng như được mô tả trong Quy định 17. Chứng nhận được cấp lại đó thông thường sẽ có giá trị trong thời hạn ba năm, theo quy định 22.
Đình chỉ
29 . Chứng nhận hệ thống quản lý do NQA cấp có thể tạm thời bị đình chỉ vì một số lý do, bao gồm:
a) tự nguyện ngừng (bởi khách hàng) hoạt động của hệ thống quản lý được chứng nhận vì bất kỳ lý do gì, (theo yêu cầu của Quy định 22f),
b) hệ thống quản lý được khách hàng không áp dụng liên tục hoặc nghiêm trọng không đáp ứng được các tiêu chí chứng nhận và không có khả năng hoạt động hiệu lực, (theo yêu cầu của Quy định 22f), và
c) khách hàng không cho phép NQA thực hiện giám sát / hoạt động đánh giá lại (theo yêu cầu của Quy định 22b).
30. Trong thời gian đình chỉ, vì bất kỳ lý do gì, khách hàng không được quảng bá bất kỳ tuyên bố nào về hiệu lực mà hệ thống quản lý của họ đã được chứng nhận. Ngoài ra, NQA có thể đưa ra thông báo trên trang web của mình (www.nqa.com) rằng chứng nhận của khách hàng đang bị đình chỉ.
Chu trình chứng nhận, phí và lệ phí
31. Phí và lệ phí theo quy định sẽ được tính thuế Giá trị gia tăng theo thuế suất hiện hành, không được hoàn lại và phải nộp như sau:
a) Phí xem xét đề nghị / HTQL - phải trả khi đăng ký (hoặc, nếu thích hợp, ủy nhiệm ghi nợ trực tiếp kèm theo đề nghị chứng nhận),
b) Phí xem xét và các khoản phí khác phải trả theo thỏa thuận (hoặc theo quy định tại Quy định 22a),
c) Phí Bổ sung - phải trả trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày lập hóa đơn (trừ khi được chi trả bởi ủy nhiệm ghi nợ trực tiếp, xem e. bên dưới),
d) Phí Hủy - phải trả trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày lập hóa đơn (trừ khi được chi trả bởi ủy nhiệm ghi nợ trực tiếp, xem e. bên dưới),
e) khi thanh toán Phí được thực hiện bằng ghi nợ trực tiếp, NQA sẽ nhận được ủy nhiệm chi trong vòng hai mươi tám ngày kể từ ngày yêu cầu thanh toán.
Các cuộc hẹn, hoãn lại và hủy bỏ
32. Khách hàng sẽ được NQA thông báo đầy đủ về việc đánh giá.
Sau khi đã xác nhận, một khoản chi phí bổ sung sẽ được tính nếu khách hàng hoãn hoặc hủy đánh giá trong vòng 20 ngày làm việc kể từ ngày diễn ra theo kế hoạch. Chi phí được tính sẽ dựa trên tỷ lệ phần trăm phí ngày công đánh giá tiêu chuẩn hiện tại của NQA, như sau: hủy trong ngày = 100%, hủy trong vòng 5 ngày làm việc = 90%; hủy trong vòng 6-20 ngày = 50%. Khoản chi bổ sung không hoàn lại đã phát sinh cho NQA (ví dụ: vé máy bay hoặc khách sạn) cũng sẽ được tính.
Huỷ bỏ và Thu hồi chứng nhận
33. NQA, bất cứ lúc nào, có thể ngừng xem xét đề nghị chứng nhận hoặc hủy bỏ chứng nhận của một công ty do không thanh toán các khoản phí và lệ phí theo quy định, theo yêu cầu trong Quy định 31.
Quyết định ngừng xem xét đề nghị chứng nhận hoặc hủy bỏ chứng nhận sẽ được thông báo cho công ty bằng văn bản và sẽ được coi là có hiệu lực sau mười bốn ngày kể từ ngày gửi thư. Nếu công ty tìm cách khôi phục chứng nhận của mình, thì NQA có thể tính phí để trang trải các chi phí liên quan.
34. Vào bất kỳ thời điểm nào, NQA có thể thu hồi chứng nhận của một công ty nếu NQA cho thấy rằng:
a) đã vi phạm bất kỳ nghĩa vụ nào được đề cập ở các Quy định này, hoặc
b) không duy trì được hệ thống quản lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan, hoặc
c) không khắc phục được sự không phù hợp so với tiêu chuẩn liên quan được đánh giá viên NQA phát hiện trong các cuộc đánh giá giám sát định kỳ hệ thống quản lý, hoặc
d) không thông báo cho NQA về sự tồn tại của các địa chỉ mới có thực hiện hoặc hỗ trợ công việc thuộc phạm vi chứng nhận hiện hành của công ty, hoặc
e) không thông báo cho NQA trong vòng hai mươi tám ngày về việc thay đổi quyền sở hữu của công ty dẫn đến thay đổi quyền lợi kiểm soát của công ty, hoặc
f) cố gắng đánh lừa khách hàng của mình về vị trí hoặc nguồn của một dịch vụ trong phạm vi chứng nhận, hoặc
g) đã sử dụng các Biểu tượng chứng nhận hoặc các thứ khác của NQA (như được mô tả trong Quy định 19) theo cách có khả năng làm cho NQA mang tiếng xấu, hoặc
h) không thông báo cho NQA, trong vòng hai mươi tám ngày, về việc thay đổi người đại diện quản lý tại bất kỳ địa điểm nào có trong Giấy chứng nhận của mình, hoặc
i) không thông báo cho NQA ngay lập tức, về việc xảy ra sự cố nghiêm trọng hoặc vi phạm quy định cần có sự tham gia của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
j) bị phá sản hoặc mất khả năng thanh toán hoặc có lệnh tiếp nhận được đưa ra chống lại công ty, hoặc hợp nhất với các chủ nợ hoặc là một công ty bắt đầu bị phá sản (không phải là thành viên tự nguyện kết thúc vì mục đích tái thiết) hoặc hoạt động kinh doanh theo một người nhận vì lợi ích của chủ nợ hoặc bất kỳ trong số họ hoặc nếu, theo quan điểm của NQA, bản chất công việc của họ đã thay đổi hoặc
k) sẽ ngừng giao dịch hoặc nếu có bất kỳ thay đổi nào về quyền sở hữu của doanh nghiệp ảnh hưởng nghiêm trọng đến các điều kiện mà công ty đã được chứng nhận, hoặc
l) thực hiện bất kỳ hành động nào, theo quan điểm của NQA, là trái ngược hoặc gây phương hại đến các đối tượng hoặc danh tiếng của NQA
35.Trước khi quyết định có thu hồi chứng nhận của công ty theo Quy định 34 hay không, NQA phải thông báo đến công ty bằng văn bản về ý định của mình và lý do thu hồi. NQA sẽ tạo điều kiện cho công ty có cơ hội trả lời bằng văn bản cho NQA trong vòng mười bốn ngày kể từ ngày gửi công văn được ghi nhận, và sẽ xem xét văn bản giải trình đó trước khi quyết định có thu hồi chứng nhận của công ty hay không.
36. Quyết định thu hồi chứng nhận của công ty theo Quy định 34 sẽ được thông báo bằng văn bản gửi đảm bảo. Chứng nhận của một công ty bị thu hồi sẽ không được chuyển nhượng cho bất kỳ công ty nào khác. Bất chấp Quy định 1, NQA có thể công khai việc thu hồi chứng nhận và (các) quy định liên quan đã bị vi phạm.
Phàn nàn
37 . NQA công khai về quy trình xử lý các phàn nàn. Quy trình này được mô tả trên trang web (www. Nqa.com). Thông tin chi tiết về bất kỳ phàn nàn nào và cách giải quyết cũng có trên trang web đó, nếu người phàn nàn và / hoặc khách hàng muốn các chi tiết của phàn nàn được công bố rộng rãi
Khiếu nại
38 . Bất kỳ tổ chức đề nghị chứng nhận nào hoặc khách hàng đã được chứng nhận của NQA Certification Limited (NQA) đều có quyền khiếu nại bất kỳ quyết định nào liên quan đến quy trình chứng nhận do NQA đưa ra và liên quan đến tổ chức đề nghị chứng nhận hoặc khách hàng được chứng nhận đó.
CHÚ THÍCH 1: Việc đệ trình, điều tra và quyết định khiếu nại sẽ không dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với người khiếu nại.
CHÚ THÍCH 2: Đối với mục đích của thủ tục khiếu nại này, "Người độc lập" có nghĩa là người không có liên quan trực tiếp đến việc đánh giá hoặc chứng nhận của người khiếu nại liên quan trong mười hai tháng trước khi gửi đơn khiếu nại bao gồm cả việc đánh giá hoặc quyết định chứng nhận là đối tượng của khiếu nại.
39. Trong trường hợp sơ thẩm, người khiếu nại nộp đơn khiếu nại bằng văn bản đến NQA nêu rõ lý do và lý do khiếu nại. NQA sẽ ghi nhận đơn khiếu nại đó, xác nhận chính thức việc nhận đơn khiếu nại đó và cung cấp cho người khiếu nại tên (các) cá nhân chịu trách nhiệm điều tra và khung thời gian dự kiến để hoàn thành.
40. Trong những trường hợp vượt quá khung thời gian dự kiến để hoàn thành, người khiếu nại sẽ được cập nhật tiến độ.
41. Kết quả của cuộc điều tra và quyết định tạm thời sẽ được xem xét và phê duyệt bởi một Người độc lập không có liên quan trước đó đến cuộc điều tra và quyết định tạm thời.
42. Để đảm bảo tính khách quan và bổ sung cho quy định 42, kết quả của cuộc điều tra và quyết định tạm thời sẽ được xem xét bởi Hội đồng Chứng nhận Độc lập của NQA.
Việc xem xét này phải được thực hiện trước khi thông báo kết quả cho người khiếu nại.
43. Sau khi hoàn thành cuộc điều tra và xem xét một cách công bằng thỏa đáng, kết quả sẽ chính thức được thông báo cho người khiếu nại.
44. Trong trường hợp người khiếu nại muốn phản đối quyết định của cuộc điều tra khiếu nại, một đơn khiếu nại bổ sung có thể được đệ trình lên Giám đốc điều hành.
45. Tùy thuộc vào các yêu cầu về tính độc lập được xác định trước, quyết định của Giám đốc điều hành là quyết định cuối cùng và ràng buộc đối với tất cả các bên.
46. Trong trường hợp Giám đốc điều hành không độc lập, Giám đốc điều hành sẽ chuyển quyết định cuối cùng lên Giám đốc công nhận toàn cầu.
47. Các hành động liên quan đến bất kỳ bên nào trong quá trình này (cả nội bộ và bên ngoài) sẽ được hoàn thành trong vòng 21 ngày làm việc.
Sử dụng sai Giấy chứng nhận hoặc biểu tượng chứng nhận NQA
48. Một công ty đã bị thu hồi chứng nhận, sẽ không được trưng bày Giấy chứng nhận cũ hoặc bất kỳ bản sao nào của nó, tại cơ sở hoặc bất kỳ nơi khác, cũng không được sử dụng hoặc trưng bày, hoặc cho phép được sử dụng hoặc hiển thị, bất kỳ bản sao chép, in ấn hoặc sao chép các biểu tượng chứng nhận hoặc chứng nhận NQA dưới bất kỳ hình thức nào hoặc trên bất kỳ tài liệu nào.
49. Tất cả các Giấy chứng nhận phải được trả lại ngay cho NQA khi có yêu cầu thích hợp về việc thay đổi chi tiết hoặc khi ngừng chứng nhận của công ty theo Quy định 34 hoặc Quy định 36.
50. Không công ty nào chưa được NQA chứng nhận được sử dụng từ “NQA” theo bất kỳ cách nào hoặc cho bất kỳ mục đích nào, liên quan đến hoạt động kinh doanh, công ty hoặc tên giao dịch của họ, cũng như bất kỳ cách đại diện cho chính nó hoặc doanh nghiệp của nó như đã được chứng nhận.
Đánh giá đột xuất
51. NQA có thể cần thiết phải tiến hành đánh giá đột xuất thông báo gấp cho các khách hàng được chứng nhận hoặc không thông báo để:
a) giải quyết những thay đổi cơ cấu quan trọng đối với công ty và / hoặc hệ thống quản lý được lập thành văn bản, có thể bao gồm việc di chuyển cơ sở.
b) các khiếu nại đáng kể có thể dẫn đến nghi vấn về tính hợp lệ của chứng nhận
c) đánh giá thẩm tra khi chứng nhận đã bị đình chỉ.
52. Có thể cần thiết để NQA thực hiện các cuộc đánh giá không báo trước đối với các khách hàng được chứng nhận khi tiêu chuẩn liên quan có yêu cầu cụ thể.
Bảo đảm
53. NQA đảm bảo rằng, từ ngày Giấy chứng nhận được cấp hoặc cấp lại theo Quy định 17 hoặc Quy định 28 sau khi đánh giá chứng nhận lại (nếu có):
a) Giấy chứng nhận được cấp theo Quy định này sẽ phù hợp với các thông số kỹ thuật rõ ràng được quy định trong Quy định 18;
b) Được bàn giao giấy chứng nhận miễn phí; và
c) Giấy chứng nhận đăng ký được cung cấp dưới đây đáp ứng các thông số kỹ thuật và yêu cầu của các cơ quan giám sát thích hợp về mọi khía cạnh trọng yếu.
54. Mỗi bên đảm bảo với bên kia rằng mình có tất cả quyền lực và thẩm quyền cần thiết để tham gia và thực hiện các nghĩa vụ của mình theo Quy định này và các điều khoản của Quy định này và các văn bản khác được đề cập ở đây tạo thành nghĩa vụ hợp lệ, hợp pháp và ràng buộc.
55. Ngoài những bảo đảm được nêu trong Quy định 53 và 54 ở trên, NQA không cung cấp bảo đảm nào khác theo các điều khoản hoặc liên quan đến Quy định này.
56. Các điều khoản được bao hàm bởi mục 13 đến 15 của Đạo luật Bán hàng hóa 1979 và mục 3 đến 5 của Đạo luật Cung cấp Hàng hóa và Dịch vụ 1982, trong phạm vi tối đa được pháp luật cho phép, được loại trừ khỏi các Quy định này.
57. Bên đề nghị chứng nhận và / hoặc công ty đã được chứng nhận:
a) thừa nhận và đồng ý rằng các chi tiết về tên, địa chỉ và hồ sơ thanh toán của người đề nghị chứng nhận và / hoặc công ty đã được chứng nhận có thể được nộp cho cơ quan tham chiếu tín dụng và dữ liệu cá nhân sẽ được xử lý bởi và thay mặt cho NQA liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ theo các Quy định này, và
b) đảm bảo rằng họ đã nhận được tất cả sự đồng ý và rõ ràng cần thiết theo Đạo luật bảo vệ dữ liệu năm 2018 để cho phép NQA cung cấp các dịch vụ được nêu trong các Quy định này.
58. Người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận thừa nhận rằng NQA phụ thuộc vào người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận để được hướng dẫn về mức độ mà NQA, với tư cách là người xử lý, được quyền sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân có liên quan. Do đó, NQA và bất kỳ chi nhánh nào của nó sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý đối với bất kỳ khiếu nại nào do chủ thể dữ liệu đưa ra phát sinh từ bất kỳ hành động hoặc thiếu sót nào của NQA hoặc bất kỳ chi nhánh nào của nó với tư cách là bên xử lý, trong phạm vi mà hành động hoặc thiếu sót đó là do người nộp đơn hoặc hướng dẫn của công ty đã đăng ký. Trong phạm vi mà bất kỳ khiếu nại nào được đưa ra chống lại NQA và / hoặc các chi nhánh của nó liên quan đến NQA. NQA và các chi nhánh của nó sẽ
được người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận bồi thường theo các điều khoản của Quy định 60 liên quan đến tất cả các Tổn thất (như được định nghĩa trong Quy định 60) do NQA và / hoặc các chi nhánh của NQA phát sinh.
Bảo đảm
59. Người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận và NQA cùng nhau đảm bảo cho bên kia và các chi nhánh của họ khỏi và chống lại bất kỳ và tất cả các khiếu nại, tổn thất, trách nhiệm pháp lý, chi phí, thiệt hại, hình phạt và tiền phạt (gọi chung là “Tổn thất”) xảy ra hoặc là kết quả trực tiếp từ việc bên kia vi phạm các Quy định này một cách không rõ ràng, ngoại trừ trong phạm vi Tổn thất đó là do, phát sinh từ, hoặc có liên quan với sự sơ suất hoặc hành vi sai trái của bên cần được bồi thường (hoặc các chi nhánh của bên đó).
60. Người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận theo đây bảo đảm cho NQA và các chi nhánh khỏi và chống lại bất kỳ và tất cả các Tổn thất mà NQA và / hoặc các chi nhánh phải gánh chịu liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân theo Bảo vệ dữ liệu Đạo luật 2018 và các Quy định 58 và 59, khi do người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận vi phạm Quy định từ 48 đến 50 và / hoặc bất kỳ khiếu nại nào được đưa ra chống lại NQA và / hoặc các chi nhánh vì vi phạm thực tế hoặc bị cáo buộc đối với quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba phát sinh từ hoặc liên quan với các dịch vụ được cung cấp theo Quy định này.
Trách nhiệm hữu hạn
61. Quy định 62 đến 65 quy định toàn bộ trách nhiệm tài chính của NQA và các chi nhánh (bao gồm bất kỳ trách nhiệm pháp lý nào đối với các hành vi hoặc thiếu sót của nhân viên, chi nhánh và nhà thầu phụ) liên quan đến:
a) bất kỳ vi phạm nào đối với các Quy định này;
b) bất kỳ dịch vụ nào hoặc bất kỳ phần nào trong số đó do NQA cung cấp theo các điều khoản của Quy định này; và
c) bất kỳ tuyên bố, tuyên bố hoặc hành động nghiêm trọng hoặc thiếu sót (bao gồm cả sơ suất) phát sinh theo hoặc liên quan đến các Tuyên bố này.
62. Không có điều nào trong thỏa thuận này sẽ hạn chế hoặc loại trừ trách nhiệm của một trong hai bên:
a) tử vong hoặc thương tích cá nhân do sơ suất; hoặc
b) gian lận hoặc trình bày sai sự thật; hoặc
c) do vi phạm điều kiện như tiêu đề hoặc bảo hành đối với quyền sở hữu yên tĩnh được ngụ ý trong phần 2 của Đạo luật Cung cấp Hàng hóa và Dịch vụ năm 1982.
63. Không ảnh hưởng đến Quy định 62, trách nhiệm pháp lý toàn bộ của NQA phát sinh theo hoặc liên quan đến Quy định này, cho dù phát sinh trong hợp đồng, vi phạm (bao gồm cả sơ suất) hoặc bồi thường, hoặc do vi phạm nghĩa vụ theo luật định hoặc trình bày sai, hoặc bằng cách khác, trong mọi trường hợp được giới hạn ở mức tương đương với phí phải trả cho NQA theo các điều khoản của Quy định này.
64. Trong bất kỳ trường hợp nào, NQA sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý cho dù trong hợp đồng, vi phạm (bao gồm cả sơ suất) hoặc bồi thường, hoặc vi phạm nghĩa vụ theo luật định hoặc trình bày sai, hoặc nếu không, đối với bất kỳ tổn thất nào về lợi nhuận, mất thiện chí, mất kinh doanh , mất cơ hội kinh doanh, mất khả năng lưu dự kiến, mất mát hoặc hỏng dữ liệu hoặc thông tin, hoặc thiệt hại hoặc mất mát đặc biệt, gián tiếp hoặc do hậu quả, mà người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận phải gánh chịu phát sinh theo hoặc liên quan đến các Quy định này hoặc các dịch vụ được cung cấp bởi NQA liên quan đến các Quy định này.
Trường hợp bất khả kháng
65. NQA sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ khía cạnh nào nếu nó bị ngăn cản việc thực hiện các nghĩa vụ của mình theo các Quy định này do bất kỳ vấn đề nào nằm ngoài tầm kiểm soát của nó mà không thể lường trước được một cách hợp lý.
Toàn bộ thỏa thuận
66. Các Quy định này, cùng với 'Thủ tục Khiếu nại' và 'Điều khoản Thanh toán' có trên trang web NQA (www.nqa.com) và bất kỳ điều khoản và điều kiện nào của (các) tài liệu đính kèm theo đây, cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa các bên và thay thế tất cả các thỏa thuận trước đó bị coi mất hiệu lực. Không có điều khoản và điều kiện nào dưới bất kỳ hình thức đặt hàng, xác nhận đơn đặt hàng hoặc các hình thức chấp nhận nào khác sẽ thay đổi các điều khoản của hợp đồng này và bằng cách này, tất cả các điều khoản bổ sung hoặc khác đều không được chấp nhận. Chấp thuận được giới hạn rõ ràng đối với các điều khoản được cung cấp ở đây. Không có sửa đổi hoặc từ bỏ các Quy định này sẽ ràng buộc một trong hai bên trừ khi được ký kết và chấp nhận bằng văn bản bởi đại diện có thẩm quyền hợp pháp của cả hai bên. Tuy nhiên, bất chấp những điều trên và để tránh nghi ngờ, NQA có thể định kỳ sửa đổi các điều khoản của ‘Thủ tục phàn nàn', 'Thủ tục khiếu nại' và 'Điều khoản thanh toán'bằng cách thông báo cho người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận hoặc trên trang web của NQA (www.nqa.com) mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận.
Phân công
67. Bất cứ lúc nào NQA cũng có thể chỉ định, chuyển nhượng, hoặc uỷ quyền tất cả hoặc bất kỳ quyền nào của mình theo Quy định này.
68. Không người đề nghị chứng nhận hoặc công ty đã được chứng nhận nào, nếu không có sự đồng ý trước bằng văn bản của NQA, chỉ định, chuyển nhượng, hoặc uỷ quyền, hợp đồng phụ, tuyên bố ủy thác hoặc giao dịch theo bất kỳ cách nào khác với tất cả hoặc bất kỳ quyền hoặc nghĩa vụ nào của mình theo Quy định này.
Quyền của bên thứ ba
69. Trừ khi được quy định rõ ràng trong thỏa thuận này, một người không phải là một bên của các Quy định này sẽ không có bất kỳ quyền nào theo Đạo luật Hợp đồng (Quyền của các bên thứ ba) 1999 để thực thi bất kỳ điều khoản nào của các Quy định này. Quyền của các bên trong việc chấm dứt, hủy bỏ hoặc đồng ý bất kỳ thay đổi, từ bỏ hoặc giải quyết nào theo thỏa thuận này không phụ thuộc vào sự đồng ý của bất kỳ người nào khác.
Ngôn ngữ
70. Tất cả các cuộc đánh giá sẽ được thực hiện bằng tiếng Anh trừ khi đã có sự sắp xếp trước và được NQA đồng ý rõ ràng bằng văn bản.
Không ngoại lệ
71. Không một bên nào không thực hiện hoặc chậm trễ trong việc thực hiện bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào được cung cấp theo các Quy định này hoặc theo luật sẽ cấu thành việc từ bỏ quyền đó hoặc bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào khác, cũng như sẽ không ngăn cản hoặc hạn chế việc thực hiện thêm quyền đó hoặc bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào khác. Không có việc thực hiện đơn lẻ hoặc từng phần quyền hoặc biện pháp khắc phục đó sẽ ngăn cản hoặc hạn chế việc thực hiện thêm quyền đó hoặc bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào khác.
Pháp luật và thẩm quyền
72. Quy trình chứng nhận và hiệu lực, việc xây dựng và thực hiện các Quy định này sẽ được điều chỉnh bởi luật pháp Anh.
73. Mỗi bên đồng ý không hủy ngang rằng các tòa án của Anh sẽ có thẩm quyền độc quyền giải quyết bất kỳ tranh chấp hoặc khiếu nại nào phát sinh từ hoặc liên quan đến các Quy định này hoặc vấn đề hoặc sự hình thành của chúng (bao gồm cả các tranh chấp hoặc khiếu nại ngoài hợp đồng).
NQA Certification Limited
Đã đăng ký ở Anh
Số 09351758
Văn phòng đã đăng ký:
Warwick House, Houghton Hall Park, Houghton Regis, Dunstable, Bedfordshire, LU5 5ZX
Trang web: www.nqa.com
Các quy định liên quan đến chứng nhận, cập nhật: Tháng 3 năm 2022