Thu hẹp khoảng cách: Các bước thực tiễn để đưa chính sách bảo vệ dữ liệu vào hoạt động hàng ngày
Bài viết bởi Josh Johnson – Đánh giá viên khu vực, NQA
Bài viết này mở rộng từ góc nhìn chuyên gia đã chia sẻ nhân Ngày Bảo mật Dữ liệu (Data Privacy Day) về lý do vì sao các sự cố bảo mật dữ liệu vẫn thường xuyên xảy ra — và nhấn mạnh làm thế nào để các kiểm soát bảo vệ dữ liệu không chỉ tồn tại trên giấy tờ mà thực sự hoạt động hiệu quả trong thực tế.
Các “khoảng trống” thường gặp trong bảo vệ dữ liệu
1. Kiểm soát truy cập (Access controls)
Quyền truy cập của nhân sự thường không được rà soát lại khi họ thay đổi vai trò, đảm nhiệm trách nhiệm mới hoặc rời công ty. Điều này khiến người dùng có thể vẫn giữ quyền truy cập không cần thiết — tăng rủi ro truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích.
➡️ Giải pháp: Rà soát quyền truy cập định kỳ, tập trung vào các tài khoản đặc quyền để đảm bảo quyền vẫn phù hợp với vai trò hiện tại.
2. Lưu giữ dữ liệu trong thực tế (Data retention)
Dù nhiều tổ chức có lịch trình lưu trữ dữ liệu, việc thực thi nhất quán trên các ổ đĩa chia sẻ, hòm thư điện tử hay hệ thống cũ lại là thách thức. Dữ liệu tích tụ “chờ khi cần dùng” nhìn có vẻ vô hại, nhưng lại tăng rủi ro khi vi phạm xảy ra và làm khó chứng minh quyết định lưu giữ.
➡️ Giải pháp: Xác định rõ dữ liệu gì đang được giữ, lý do vì sao và thời điểm phải hủy bỏ an toàn, kèm nhận thức của nhân sự để đảm bảo áp dụng trong thực tế.
3. Giám sát nhà cung cấp (Supplier oversight)
Rủi ro bảo vệ dữ liệu từ bên thứ ba và nhà cung cấp thường chỉ được đánh giá khi bắt đầu hợp tác, nhưng ít khi được rà soát lại khi dịch vụ thay đổi, dữ liệu tăng, hoặc quy trình xử lý dữ liệu tiến triển.
➡️ Giải pháp: Thực hiện đánh giá định kỳ dựa trên rủi ro trong suốt vòng đời hợp đồng để duy trì hiểu biết rõ cách dữ liệu được xử lý.
Chứng minh trách nhiệm vượt xa “tuân thủ trên giấy”
Khung pháp lý và tiêu chuẩn hiện nay chú trọng trách nhiệm thực thi (accountability)—không chỉ tuân thủ yêu cầu, mà phải có bằng chứng rõ ràng về cách rủi ro được nhận diện, đánh giá và quản lý trong thực tế.
Điều này có nghĩa tổ chức cần chứng minh được:
- Tại sao quyết định cụ thể được đưa ra,
- Rủi ro đã được đánh giá như thế nào,
- Các kiểm soát không chỉ được duyệt vì “chính sách bắt buộc”, mà vì chúng thực sự hiệu quả.
Với người đánh giá hoặc cơ quan quản lý, họ không tìm kiếm sự hoàn hảo, mà muốn thấy tổ chức hiểu rõ rủi ro, nỗ lực quản lý hợp lý và có thể giải thích rõ ràng logic phía sau các quyết định.
Biến suy ngẫm thành hành động cụ thể
Những cải tiến nhỏ, có tính thực tiễn thường mang lại ảnh hưởng lớn nhất, ví dụ:
✔️ Làm cho các buổi rà soát quyền truy cập tập trung vào vai trò hiện tại,
✔️ Kiểm tra xem quy tắc lưu giữ dữ liệu có được áp dụng trong thực tế,
✔️ Đánh giá lại các thỏa thuận với nhà cung cấp khi có xử lý dữ liệu,
✔️ Đảm bảo các quyết định quan trọng về quyền riêng tư được ghi lại và xem xét định kỳ.
Kết luận:
Bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ không được đánh giá qua số lượng chính sách bạn có, mà qua mức độ hiệu quả trong áp dụng của các kiểm soát đó. Các tổ chức hiểu rõ cách họ bảo vệ dữ liệu, có cơ sở cho các quyết định và duy trì rà soát liên tục sẽ dễ dàng chứng minh kiểm soát có hiệu lực, đáp ứng kỳ vọng pháp lý và xây dựng niềm tin với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Hỗ trợ từ NQA
Nếu tổ chức muốn thắt chặt cách tiếp cận bảo mật dữ liệu, chứng nhận được UKAS công nhận là một cách minh bạch và độc lập để chứng minh kiểm soát phù hợp.
➡️ ISO/IEC 27001 cung cấp khung tiếp cận dựa trên rủi ro giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân và chứng minh trách nhiệm trong thực tế.
➡️ ISO/IEC 27701 hỗ trợ quản lý thông tin quyền riêng tư chuyên sâu.
NQA còn cung cấp hệ thống đào tạo e-learning và trực tuyến giúp đội ngũ nâng cao kiến thức, áp dụng kiểm soát hiệu quả và gắn chúng vào hoạt động hàng ngày.
📞 Liên hệ: 0912300560
🌐 Trang web: https://nqa.com.vn