Tại sao tài liệu lại quan trọng đối với chứng nhận ISO?
Bài blog bởi Michael Harper, Đánh giá viên khu vực – NQA
Tiêu chuẩn ISO thường được biết đến như một gánh nặng hành chính. Nhiều doanh nghiệp cho rằng có quá nhiều tài liệu và giấy tờ đến mức cần một nhân sự toàn thời gian để quản lý. Hãy cùng xem liệu điều đó có đúng không.
ISO yêu cầu gì về tài liệu?
Trong bất kỳ tiêu chuẩn ISO nào, từ khóa quan trọng là “shall” – nghĩa là tổ chức phải thực hiện điều đó nếu tiêu chuẩn nêu ra. Ví dụ, các yêu cầu về chính sách do ban lãnh đạo thiết lập thường có trong điều khoản 5.2.
Điều quan trọng là tiêu chuẩn ISO chỉ rõ rằng hệ thống quản lý phải bao gồm:
1. Thông tin được yêu cầu phải được ghi lại theo tiêu chuẩn,
2. Thông tin mà tổ chức xác định là cần thiết để hệ thống hoạt động hiệu quả.
Tiêu chuẩn cũng nhấn mạnh rằng mức độ tài liệu sẽ khác nhau tùy theo từng tổ chức. Điều này có nghĩa rằng một công ty nhỏ có thể cần ít tài liệu hơn một tổ chức phức tạp hơn.
Vậy nên ghi chép những gì?
Không phải lúc nào tiêu chuẩn cũng nói rõ cụ thể bạn phải viết gì – ví dụ như trong điều khoản 4.1 về xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài, tiêu chuẩn không nói “phải viết ra”. Một đánh giá viên đã kể về một tổ chức không ghi chép điều này vì nghĩ rằng không cần thiết. Kết quả là họ bị phát hiện không phù hợp trong đánh giá.
Điều này cho thấy rằng:
- Bạn phải tài liệu hóa những gì tiêu chuẩn yêu cầu rõ ràng,
- Và tài liệu hóa thêm những gì giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.
Tài liệu phù hợp – không quá nhiều, không quá ít
Một số doanh nghiệp lại quá lạm dụng tài liệu – ghi chép tất cả mọi thứ theo mẫu có sẵn, dẫn đến tình trạng “đuôi vẫy con chó” (quá nhiều giấy tờ không có giá trị thực tế).
👉 Điều quan trọng: hệ thống quản lý tài liệu phải phù hợp với tổ chức thực tế – phản ánh đúng cách bạn làm việc, chứ không phải phục vụ người đánh giá.
Có nên dùng mẫu tài liệu có sẵn?
Ngày nay có nhiều hệ thống quản lý mẫu (templates), đặc biệt trong các hệ thống như ISO/IEC 27001. Mặc dù chúng là điểm khởi đầu tốt, chúng không nên thay thế hoàn toàn tài liệu do tổ chức soạn cho chính tổ chức đó.
Một tài liệu hiệu quả là tài liệu:
- phản ánh đúng bối cảnh và cách tổ chức làm việc,
- ghi rõ vai trò, trách nhiệm, các bên liên quan,
- mô tả dễ hiểu ngay cả khi vài vai trò do một người đảm nhiệm.
Lợi ích thực sự của tài liệu đúng đắn
Việc viết ra những điều bạn đang làm – thay vì chỉ giữ trong đầu – sẽ:
✔️ giúp làm rõ những gì bạn đã biết rồi và những gì bạn chưa biết về tổ chức của mình,
✔️ thúc đẩy cải tiến liên tục,
✔️ giảm sự không chắc chắn,
✔️ hỗ trợ quyết định tốt hơn,
✔️ giúp tổ chức vận hành hiệu quả và nhất quán hơn.
👉 Nói một cách đơn giản: việc tài liệu hoá đúng mức không phải là gánh nặng, mà là một công cụ hỗ trợ điều hành tổ chức hiệu quả hơn và đạt được chứng nhận ISO thành công.
📞 Liên hệ: 0912300560
🌐 Trang web: https://nqa.com.vn